Delegirajte zadatke na pravilan način

Delegiranje nije samo puko prebacivanje zadatka već od djelatnika traži preuzimanje odgovornosti za izvođenje zadatka, ovlašćuje ga za djelovanje u vaše ime, dok vi kao vođa i dalje zadržavate dio odgovornosti za uspješno rješavanje zadatka.

Prednosti učinkovitog delegiranja jesu u tome u što ćete uštedjeti vaše vrijeme, članovi tima  bit će  motiviraniji, eksperti u timu koji imaju više znanja od vas će napraviti dobar posao, a vi kao vođa  ojačat ćete svoju ulogu i poziciju vođe.

Opasnosti od neučinkovitog delegiranja jesu u tome što ćete izgubiti previše vremena na nadziranje drugih ili izvršavanje zadataka umjesto drugih, možete delegirati zadatak pogrešnoj osobi u timu i neučinkovito iskoristiti vještine i znanja u timu, a pojedinci neće razviti nove vještine, bit će demotivirani i neće htjeti prihvatiti odgovornost.

Kako biste uspješno delegirali, trebate biti spremni povjeriti zadatke drugim ljudima i imati u njih povjerenja, ali i biti spremni za preuzimanje rizika i mogućih pogrešaka.  Također trebate izbjegavati mikromenadžment i omogućiti zaposlenicima donošenje odluka.

Kada delegirati?

• Kada zadatak može biti koristan za stjecanje znanja zaposleniku
• Kada zaposlenik ima više znanja ili iskustva u izvršavanju takvih zadataka
• Kada je to ponavljajući zadatak te su svi zaposlenici sposobni izvršiti ga
• Kada je zadatak niskog prioriteta, a vi imate zadatke visokih prioriteta koji zahtijevaju vašu pažnju

Komu delegirati? Trebate znati:

• koje su jake, a koje slabe strane zaposlenika
• koliko je zaposlenik iskusan i zna raditi (u kojoj se razvojnoj fazi nalazi sukladno situacijskom vođenju)
• koliko zaposlenik trenutačno ima zadataka koje obavlja.

Najčešći problemi oko delegiranja jesu:

• Izbjegavate delegirati određene stvari – bojite se neuspjeha podređenih, vjerujete da vi možete zadatak obaviti brže i bolje; bojite se da će to drugi shvatiti kao prebacivanje tereta na druge osobe i zamjerit će vam.
• Delegirali ste pogrešan zadatak – pretežak za vas, želite se osloboditi odgovornosti, niste potpuno sagledali sposobnost koja je potrebna za rješavanje zadatka, kao niti sposobnost pojedinca.
• Uplećete se / podređeni prekoračuje ovlasti – dvosmjerni problem s čestim uzrokom – niste uspostavili čvrstu strukturu s jasnim ograničenjem delegiranja.

Kako biste bili uspješni u delegiranju, oslobodite se straha, steknite povjerenje u druge ljude, preuzmite prihvatljiv rizik i dajte ljudima šansu.

Još dodatnih savjeta glede pravilnog delegiranja i uspješnog vođenja vaših ljudi, možete pronaći u knjizi “Kako voditi sebe i druge”.

Mirta Fraisman Čobanov

leadership coach & psihoterapeut