Osigurajte kvalitetne i produktivne sastanke
Sastanci su obveza menadžmenta. Prema istraživanju Bain & Company, organizacije provode 15 % svojeg vremena na sastancima. Prosječan menadžer srednje razine potroši 35 % svoga radnog vremena na sastancima, a visoki menadžment čak 50 % vremena. Stoga trebate održavati efikasne i produktivne sastanke.
Prije nego krenete u organizaciju sastanka, budite svjesni njegove svrhe, odnosno upitajte se je li svrha sastanka razmjena i procjena informacija, rješavanje problema, rješavanje sukoba ili motiviranje i inspiriranje ljudi.
Najčešći razlozi zašto sastanci ne uspijevaju:
- sastanak je nepotreban – posao je rutinske naravi i informacije su se mogle izmjenjivati papirom ili elektroničkom poštom,
- razlog za održavanje sastanka je pogrešan – menadžeri često organiziraju sastanke samo da iskažu svoju moć nad drugima ili da ostvare neke svoje privatne ciljeve. Mnogi se sastanci održavaju po sili navike koju se nitko ne usudi dovesti u pitanje.
- cilj sastanka nije jasan – ne zna se svrha i nitko nije primio ili pročitao materijal za sastanak – nema dnevnog reda,
- na sastanku nisu pravi ljudi – nitko od nazočnih nema ovlasti za potrebne odluke,
- nepostojanje odgovarajućeg nadzora tijekom sastanka – procedura sastanka nije jasna i ne vodi se briga o vremenu, u raspravi se skače s teme na temu, skriveni ciljevi narušavaju tijek sastanka, a, kad izbije sukob, nitko ga ne zna riješiti na odgovarajući način,
- loše okruženje – mjesto održavanja sastanka neprikladno je ili neudobno, uvjeti su rada nezadovoljavajući i koncentracija sudionika narušava se čestim prekidima,
- loš „timing“ sastanka – nije pravo vrijeme za donošenje odluka, sastanak se ne uspijeva započeti niti završiti navrijeme, a sudionici kasne ili odlaze prije završetka.
Postoje takozvana zlatna pravila uspješnih sastanaka, kojih biste se trebali držali želite li biti uspješni u održavanju sastanaka:
- svaki je sastanak poseban – ima svoje ciljeve. Ako ne postoji prepoznatljiv razlog za održavanje sastanka ili se isti ciljevi mogu postići na neki drugi način, zapitajte se je li sastanak uopće potreban.
- uspjeh sastanka procjenjuje se po konkretnim radnjama koje iz njega proizlaze – stvorite naviku da nakon svakog održanog sastanka napravite popis onoga što valja učiniti. Je li odgovornost za konkretne zadatke dana pojedincima imenom i prezimenom? Postoje li precizni rokovi? Tko će pratiti napredak?
- za tijek sastanka odgovorna je cijela grupa – odgovornost je na predsjedatelju, međutim, svaki sudionik mora pridonijeti uspješnosti sastanka.
Više savjeta za uspješno održavanje sastanka možete pronaći u knjizi Kako voditi sebe i druge.
Mirta Fraisman Čobanov
leadership coach & psihoterapeut