Postavljanje prioriteta
Stephen R. Covey u knjizi 7 navika uspješnih ljudi tvrdi da, ako želimo uspješno upravljati vremenom, trebamo znati razliku između hitnosti i bitnosti određenog zadatka. Samo ako to znamo, u mogućnosti smo donijeti pravilnu odluku kada i na koji način ćemo rasporediti naše vrijeme. Ono što je bitno pridonosi vašoj misiji, viziji i vrijednostima te strateškim i godišnjim ciljevima, dok hitnost može i ne mora biti povezana s bitnošću. Ljudi koji dobro upravljaju vremenom znaju jasno razlikovati hitnost od bitnosti.
Hitne i bitne stvari jesu one koje su neodgodive i bitne zbog toga što se odnose na trenutačne krize, hitne probleme ili zadatke s čvrstim i neodgodivim rokovima. Nalaze se u I. kvadrantu.
U drugom su kvadrantu stvari koje nisu hitne, ali su bitne. To se odnosi na vaše strateške dugoročne i srednjoročne ciljeve koji najviše odgovaraju ispunjenju vaše misije i vizije.
U III. kvadrantu navedene su stvari koje su hitne, ali nisu bitne. To su telefonski prekidi i pozivi koji mogu čekati, nepotrebna izrada izvješća koja nikomu ne koriste, održavanje sastanaka na kojima se ne donose nikakve važne odluke i slično.
U četvrtom se kvadrantu nalaze stvari koje činite kada odugovlačite i izbjegavate činiti ono što je doista važno. Ovamo ulaze trivijalnosti, besmisleni telefonski razgovori, pretraživanje interneta, ispijanje četvrte kave u danu, pospremanje stana kako bi se izbjegao rad na projektima i slično.
Ako unaprijed ne planirate stvari koje trenutačno nisu hitne, ali su bitne, one će s vremenom postati hitne i bitne i lako vam se može dogoditi da većinu vremena provedete u I. kvadrantu Hitno – Bitno. Život u tom kvadrantu jest život ispunjen stresom, čestim krizama, izgaranjem i vječitim gašenjem požara.
S druge strane, ako najveći dio vremena provodite u III. kvadrantu, Hitno – Nebitno, odnosno dopuštate drugim ljudima da vam kreiraju vrijeme te vam je dan ispunjen telefonskim prekidima ili sudjelovanjem na beskorisnim sastancima, ne upravljate vremenom, nego vrijeme i ljudi upravljaju vama.
Pretežit život ni u jednome od navedenih kvadranata neće vam donijeti previše zadovoljstva i ispunjenosti, već frustraciju i neproduktivnost. Stoga, logika nalaže, kako biste većinu vremena trebali provoditi u II. kvadrantu Nehitno i Bitno. Naime, ako znate svoju misiju i viziju, odredite strateške, godišnje i mjesečne ciljeve i prvo se bavite njima, jedan korak ste bliže produktivnom i ispunjenom životu.
Što vas u tome može spriječiti:
- Niste kadri odrediti prioritete
- Nemate želje za prilagodbom organizacije vremena prioritetima ili ne znate kako se organizirati
- Nedostaje vam discipline i predanosti
- Ne znate kako postaviti granice drugim ljudima
Više o ovoj temi pročitajte u knjizi Kako voditi sebe i druge u kojoj se nalaze vježbe i rješenja za uspješno postavljanje prioriteta te bolju kvalitetu života!
Mirta Fraisman Čobanov
leadership coach & psihoterapeut