Vodite uspješno virtualne timove
Tehnologija je dobar sluga, ali loš gospodar.
Christian Lous Lange
U skladu s istraživanjem SHRM (Society for Human Resources Management), 66 % multinacionalnih kompanija i 50 % svih ostalih organizacija koristi se virtualnim timovima. Virtualni timovi mogu biti produktivni i efikasni i istodobno smanjiti troškove najma i putovanja. Međutim, pretpostavka osiguranja produktivnosti i efikasnosti jest snažan vođa ili voditelj tima, kao i trening virtualnih timova iz područja vještina koje su potrebne za izgradnju kolaboracije, timskog rada, produktivnosti i efikasnosti. U tradicionalnim je timovima lakše razviti osjećaj povjerenja, održavati višu razinu morala, lakše je pratiti učinak i rješavati konflikte. Također je lakše pratiti kada zaposlenici ne rade, kako organiziraju prioritete i koliko su efikasni. Kako biste vodili uspješan virtualni tim, u tome vam može pomoći RAMP model za virtualne timove.
Najbolji virtualni vođe razumiju kako se trebaju posvetiti četirima područjima žele li biti uspješni:
R (RELATIONSHIPS) – ODNOSI
U tradicionalnim timovima odnosi se prirodno izgrađuju kroz boravak u zajedničkom prostoru, neformalnu komunikaciju, odlazak na zajedničke kave, ručkove, proslave rođendana, raznih obljetnica i slično. U virtualnom je timu to mnogo teže. Ne događa se toliko spontano i potrebno je uložiti energiju i vrijeme kako bi se to postiglo.
Što možete učiniti?
- organizirajte virtualne rođendanske proslave
- organizirajte „virtualne kave“ na kojima će članovi tima kroz neformalne razgovore dijeliti kako se osjećaju, što im se događa privatno i poslovno te se povezivati
- iskoristite FaceTime, Google Hangouts za manje formalne razgovore kako biste potaknuli razvoj manje formalnih odnosa
- potaknite članove tima da povremeno nazovu jedni druge nevezano za posao
- spojite na zajedničke zadatke članove tima koji se najmanje poznaju kako bi se bolje upoznali
A (ACCOUNTABILITY) – ODGOVORNOST
Članovi virtualnih timova trebaju imati veću razinu samodiscipline i preuzimanja odgovornosti. Trebaju se znati organizirati i funkcionirati samostalno. Također, ako ih vodite, teže vam je pratiti tko? kada? što? radi, nadzirati i davati im, sukladno tomu, povratnu informaciju. Želite li povećati kontrolu nad procesima, možete se koristiti nekima od Project Management softvera u kojima se jasno vidi tko je što napravio i u kojoj je fazi koji zadatak. Također, možete iskoristiti neki Time Tracking softver poput TimeFox, Timesheet, Kronos kako biste bili svjesni sati provedenih u radu. Ovo ne biste trebali primjenjivati za mikromenadžiranje, nego kao okvir, a dobro je i za utvrđivanje utrošenih sati rada ako svoje usluge naplaćujete po satu.
M (MOTIVATION) – MOTIVACIJA
Članovi virtualnih timova u svojem se radu susreću s mnogo više distrakcija, pogotovo ako rade od kuće. Mogu se osjećati izolirano i izgubiti pojam zašto je njihov doprinos važan. Kako možete povećati motivaciju?
- aktivno slušajte što vam govore, nastojte pratiti verbalnu i neverbalnu komunikaciju kad god je to moguće
- kad dodjeljujete zadatke, tražite članove tima da sumiraju što trebaju učiniti – na taj način osiguravate jasnoću informacije
- pokatkad budite dostupni izvan radnog vremena za pomoć, međutim, nemojte da se to pretvori u rad od 0 do 24.
- minimizirajte upotrebu e-mail -a. Potičite članove tima da što više razgovaraju.
- koristite se manje formalnim oblicima komunikacije (Google Hangouts, Google Talk, Skype for Business)
- učinite dokumentaciju lako dostupnu virtualnim putem u obliku Clouda (Google Drive, Dropbox)
- često dajte konstruktivnu povratnu informaciju sukladno, prije u knjizi spomenutim pravilima davanja povratne informacije.
P (PROCESS) – PROCES
U virtualnim timovima i na virtualnim sastancima teže je donositi odluke i rješavati složenije probleme. Ne pretpostavljajte da se članovi tima znaju koristiti programima ili da razumiju procese funkcioniranja u virtualnom svijetu. Svi trebaju dobiti trening kako upotrebljavatii programe za koje se vaš tim odlučio. U neformalnim oblicima komuniciranja, informacije se lako gube, pa stoga osigurajte da svaka važna informacija bude zapisana u dokumentu i stavljena na raspolaganje svima.
Zapišite i dogovorite protokole rada, pogotovo protokole dogovaranja sastanaka, protokole uporabea softvera za projektni manadžment i protokole interakcije s timom.
Postavite jasna očekivanja oko toga u kojem vremenskom roku i kako se odgovara na e-mail komunikaciju. Broj e-mailova smanjite na minimum. Osigurajte potrebne resurse za rad svakom članu tima.
Primjenjujte kolaborativni softver za virtualne sastanke poput Webex. GotoMeeeting, Adobe Connect.
Budite svjesni da, kada ljudi rade kod kuće, ne mogu uvijek uključiti kameru. Želite li osigurati komunikaciju preko kamere, navrijeme najavite da je to važno. Za vrijeme sastanaka podijelite zadatke članovima tima, od pisanja zapisnika, do upravljanja vremenom i brige za to da ne skrenete s teme. Unaprijed odredite početak i kraj sastanka i toga se držite. Ako je važno, za one koji nisu sudjelovali, možete snimiti sastanak.
Sve ono što je bitno za tradicionalne timove, bitno je i za virtualne. Izbjegavajte rješavati probleme i nesporazume kroz pisanu komunikaciju. Mnogo je veća šansa da će se stvari dodatno zakomplicirati. Ako imate problem, nazovite osobu i razgovarajte. Ako je pak problem veći, uključite i kameru kako biste pratili neverbalnu komunikaciju. Osigurajte vašu prisutnost kao lidera jednako kako biste to činili da se nalazite u uredu. Svakog člana tima treba saslušati, uključiti i dati mu povratnu informaciju.
Trebate li pomoć u vođenju virtualnih timova, dogovorite besplatni uvodni sastanak na mirta@dev1.artelektwp.com
Sretno!
Mirta Fraisman Čobanov
leadership coach & psihoterapeut